# Perjanjian Pemprosesan Data - kliniX

id: dpa | version: v6 | language: ms | status: final

## 1. Pihak dan peranan

DPA ini adalah antara Klinik yang dikenal pasti dalam pesanan sebagai **pengawal data** dan **KLINIX SYSTEMS SDN. BHD.** (No. Pendaftaran Syarikat 202601043244 (1705339-P)), beralamat berdaftar di No. 23A, Jalan 4/11A, Seksyen 4 Tambahan, 43650 Bandar Baru Bangi, Selangor, sebagai **pemproses data**. Versi DPA ini berkuat kuasa mulai **3 November 2026**.

**Pangkalan data Klinik hanya dicipta selepas DPA diterima.**

Alamat berdaftar: **No. 23A, Jalan 4/11A, Seksyen 4 Tambahan, 43650 Bandar Baru Bangi, Selangor**. Alamat perniagaan dan surat-menyurat: **No. 9 & 11 (Tingkat Bawah), Jalan Puteri 3A/7, Bandar Puteri Bangi, 43000 Kajang, Selangor**. E-mel umum, sokongan, privasi dan insiden: **hello@klinix.my**. Hubungan: **Dr Muhammad Faiz (Pengasas), faiz@klinix.my, +60 12-973 7418**.

## 2. Skop dan arahan Klinik

kliniX memproses data Klinik untuk menyediakan sistem pengurusan klinik, termasuk menerima, menyimpan, mengurus, mendapatkan semula, memaparkan, mencetak dan mengeksport data mengikut fungsi perkhidmatan dan arahan Klinik. Subjek data boleh termasuk pesakit, kakitangan, wakil dan individu lain yang datanya dimasukkan oleh Klinik. Data boleh termasuk data pengenalan, hubungan, bil dan rekod kesihatan sensitif.

kliniX tidak memperoleh hak bebas untuk menggunakan data Klinik bagi tujuan yang tidak berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan.

## 3. Tanggungjawab Klinik

Klinik bertanggungjawab terhadap asas pemprosesan, notis kepada pesakit, persetujuan yang diperlukan, kuasa pengguna, arahan yang diberikan kepada kliniX dan kewajipan simpan rekod.

Klinik mesti mengurus pendaftaran sebagai pengawal data mengikut **Pekeliling 1/2026**, satu pendaftaran bagi setiap sijil MOH. Nombor sijil MOH diminta semasa onboarding. Langganan kliniX tidak dengan sendirinya mendaftarkan Klinik.

## 4. Kerahsiaan dan keselamatan

kliniX memproses data hanya atas arahan Klinik dan memastikan orang yang diberi akses bagi tujuan perkhidmatan tertakluk kepada kewajipan kerahsiaan yang sesuai. kliniX akan mengambil langkah teknikal dan organisasi yang munasabah dan sesuai dengan sifat pemprosesan serta kewajipan Prinsip Keselamatan yang terpakai kepada pemproses.

Setiap Klinik mempunyai **pangkalan data berasingan** di Singapura dalam rantau **ap-southeast-1**. Aplikasi Klinik berjalan pada infrastruktur Hostinger di Malaysia. Salinan sandaran pangkalan data disimpan di luar tapak dalam rantau AWS **ap-southeast-5** (Malaysia), disulitkan sebelum dimuat naik. Jika pelayan aplikasi utama tidak tersedia, Klinik dihidangkan sementara oleh pelayan aplikasi sandaran OVH di Singapura, yang menggunakan pangkalan data yang sama. Pernyataan ini menerangkan seni bina yang digunakan dan bukan jaminan pensijilan atau dakwaan bahawa setiap kawalan pengasingan telah diuji secara bebas.

## 5. Sub-pemproses

Sub-pemproses/perkhidmatan sokongan yang digunakan bagi kliniX ialah:

- **Supabase** - perkhidmatan pangkalan data;
- **AWS Singapore** - infrastruktur awan;
- **AWS Malaysia** - sandaran pangkalan data luar tapak, disulitkan;
- **Cloudflare** - rangkaian dan penghantaran aplikasi;
- **Hostinger** - pelayan aplikasi Malaysia;
- **OVH** - pelayan aplikasi sandaran (failover) di Singapura;
- **DataKL (hos mel cPanel)** - pengehosan peti mel dan penghantaran e-mel perkhidmatan;
- **toyyibPay** - bil dan pembayaran langganan (FPX, dan bayaran kad sekali bayar jika ditawarkan), di Malaysia;
- **CHIP** (CHIP IN SDN. BHD.) - gerbang pembayaran sandaran bagi bil dan pembayaran FPX, digunakan bagi sesuatu bil hanya jika toyyibPay tidak dapat menciptanya, di Malaysia; dan
- **Groq** dan **Cerebras** - ciri AI, hanya bagi Klinik yang telah memilih (opt-in) di bawah Lampiran A (seksyen 11).

Penggunaan penyedia ini tidak bermakna setiap penyedia menerima semua kategori data. kliniX akan mengekalkan rekod yang sesuai tentang peranan dan skop akses penyedia serta memaklumkan perubahan material kepada Klinik melalui saluran kontrak/perkhidmatan yang sesuai.

Jika Klinik sendiri menyambungkan saluran Meta (WhatsApp, Facebook, Instagram atau Threads) kepada kliniX, mesej dan kandungan saluran itu dihantar melalui platform Meta di bawah terma antara Klinik dengan Meta. kliniX memproses apa yang diterima daripada saluran itu, dan apa yang dihantar melaluinya, bagi pihak Klinik. Saluran yang tidak disambungkan tidak digunakan.

**Ciri AI adalah pilihan dan dimatikan secara lalai.** kliniX tidak memproses data pesakit atau rekod klinikal dengan penyedia AI luaran melainkan Klinik telah memilih (opt-in) di bawah **Lampiran A** (seksyen 11). Lampiran A menamakan penyedia AI, data yang dihantar oleh setiap ciri AI, lokasi pemprosesan dan tempoh penyedia boleh menyimpannya. Klinik yang tidak memilih tidak terjejas olehnya. Klinik boleh menarik balik pilihan pada bila-bila masa, dan pemprosesan AI bagi Klinik itu berhenti apabila penarikan balik dilaksanakan.

## 6. Pemindahan merentas sempadan

Data Klinik ditempatkan di Singapura, dengan salinan sandaran yang disulitkan di Malaysia. kliniX tidak bergantung pada dakwaan bahawa Singapura telah ditentukan secara muktamad sebagai destinasi yang memadai untuk semua tujuan. Jika TIA digunakan bagi menyokong pemindahan, ia sah paling lama tiga tahun dan mesti dinilai semula lebih awal apabila berlaku perubahan material. kliniX akan memberikan maklumat yang munasabah untuk membantu Klinik mendokumenkan penilaian pemindahan yang berkenaan. Bagi Klinik yang memilih ciri AI, Lampiran A menerangkan pemindahan data yang dihantar oleh ciri tersebut kepada penyedia AI di luar Malaysia dan Singapura, serta penilaian yang telah dibuat oleh kliniX terhadap pemindahan itu.

## 7. Pelanggaran data

Apabila kliniX mengetahui pelanggaran yang melibatkan data Klinik, kliniX akan memaklumkan Klinik **tanpa kelewatan yang tidak perlu** dan akan mensasarkan notis awal dalam **24 jam** apabila boleh dilakukan dengan munasabah. Sasaran 24 jam ini tidak mengubah titik mula kewajipan undang-undang Klinik.

Bagi pelanggaran yang perlu dilaporkan, jam 72 jam Klinik kepada Pesuruhjaya bermula apabila **Klinik mempunyai sebab untuk percaya pelanggaran berlaku**, yang mungkin lebih awal daripada notis kliniX. Tempoh tujuh hari kepada subjek terjejas dikira daripada pemberitahuan kepada Pesuruhjaya. kliniX akan membantu dengan maklumat yang tersedia, siasatan dan tindakan susulan.

Saluran insiden: **hello@klinix.my; +60 12-973 7418** (Dr Muhammad Faiz).

## 8. Permintaan subjek data, DPO dan DPIA

Klinik mengurus permintaan pesakit sebagai pengawal data. kliniX akan memberikan bantuan yang munasabah bagi akses, pembetulan, portabiliti dan permintaan lain yang perlu dilaksanakan melalui sistem.

Kewajipan DPO dinilai apabila **mana-mana satu** pencetus berkenaan berlaku: lebih 20,000 subjek data peribadi; atau lebih 10,000 subjek data sensitif termasuk data kewangan; atau pemantauan berkala dan sistematik. kliniX akan melantik atau mendaftarkan DPO apabila dikehendaki. kliniX juga akan membantu Klinik dengan DPIA apabila diwajibkan.

## 9. Simpanan, tamat langganan, eksport dan pemadaman

Klinik menentukan dan mematuhi tempoh simpan rekod yang terpakai. DPA ini **tidak menetapkan satu angka tempoh simpan rekod perubatan sebagai undang-undang**.

Tamat langganan mengikut T&C: jika bil pembaharuan tidak dibayar, terdapat tempoh tenang selama 14 hari, Klinik menjadi baca-sahaja mulai hari ke-15, dan akses biasa digantung mulai hari ke-31. Semasa baca-sahaja, rekod masih boleh dilihat dan dicetak, dan data boleh dieksport. Tamat langganan bukan pemadaman.

**Data Klinik tidak dipadam secara sepihak.** Pemadaman hanya dibuat atas arahan bertulis Klinik dan selepas eksport disediakan. Klinik boleh meminta eksport walaupun akses biasa telah digantung. Selepas pemadaman yang diarahkan selesai, kliniX boleh mengeluarkan pengesahan pemadaman berdasarkan skop sebenar yang telah dipadam.

## 10. Audit, bukti dan penerimaan

kliniX akan memberikan maklumat yang munasabah untuk menunjukkan pematuhan terhadap DPA ini, tertakluk kepada perlindungan keselamatan, kerahsiaan dan data klinik lain. Sebarang audit yang memerlukan akses langsung kepada sistem hendaklah diselaraskan terlebih dahulu dan tidak boleh mendedahkan data Klinik lain.

DPA ini mempunyai kotak penerimaan sendiri, berasingan dan tidak ditanda secara lalai, dengan ID `dpa` dan versi yang diterima. Bukti penerimaan hendaklah kekal terikat kepada versi tersebut.

## 11. Lampiran A: ciri AI pilihan

**A1. Bila Lampiran ini terpakai.** Lampiran ini sebahagian daripada DPA ini. Ia terpakai hanya bagi Klinik yang pentadbirnya yang diberi kuasa telah memilih (opt-in) ciri AI kliniX; menerima DPA ini tidak menghidupkan ciri tersebut. Pilihan opt-in itu ialah arahan bertulis Klinik bagi pemprosesan dalam Lampiran ini. Ia diberikan melalui skrin opt-in dalam aplikasi jika kliniX menyediakannya, atau melalui e-mel kepada **hello@klinix.my** daripada alamat e-mel Klinik yang berdaftar. kliniX merekod siapa yang memilih, bila, dan versi DPA ini yang terpakai, dan hanya menghidupkan ciri AI bagi Klinik selepas rekod itu wujud.

**A2. Ciri dan data yang dihantar.**

- **Diagnosis pembeza (DDx):** umur dan jantina pesakit, alahan, tanda vital, ubat dan sejarah kronik yang diketahui, serta teks sejarah dan pemeriksaan konsultasi semasa.
- **Bantuan menulis surat rujukan:** umur dan jantina pesakit, alahan, nota konsultasi, diagnosis sementara dan, jika doktor memasukkannya, destinasi rujukan.
- **Rujukan dos pediatrik:** nama ubat sahaja. Tiada maklumat pesakit dihantar.
- **AI Scribe:** bunyi konsultasi, dirakam hanya semasa doktor menghidupkan scribe dan dihantar dalam segmen pendek untuk ditranskripsi; kemudian transkripnya, dengan nama, nombor IC dan nombor telefon pesakit dibuang apabila ditemui oleh kliniX, supaya nota konsultasi boleh ditulis. Tiada apa yang boleh dibuang daripada audio itu sendiri: apa sahaja yang disebut dalam bilik semasa scribe hidup akan dihantar. kliniX tidak menyimpan audio itu.

kliniX tidak menambah nama, nombor IC atau pasport, nombor telefon, alamat atau tarikh lahir pesakit kepada permintaan DDx, rujukan atau pediatrik. Teks yang ditaip oleh kakitangan dihantar seperti yang ditulis, jadi ia tidak sepatutnya mengandungi pengecam.

Hasil AI ialah cadangan untuk doktor. kliniX tidak menyimpannya ke dalam rekod dengan sendirinya; doktor menyemak dan memutuskan. Tanggungjawab klinikal kekal pada doktor dan Klinik.

**A3. Penyedia AI.**

- **Groq, Inc.** (Amerika Syarikat): diagnosis pembeza, bantuan menulis surat rujukan, rujukan dos pediatrik dan transkripsi AI Scribe; ia juga menulis nota AI Scribe apabila Cerebras tidak tersedia. Penyimpanan data sifar (zero data retention) dihidupkan bagi akaun Groq kliniX, jadi Groq tidak menyimpan input atau output untuk pemantauan kebolehpercayaan atau penyalahgunaan.
- **Cerebras Systems, Inc.** (Amerika Syarikat): menulis nota AI Scribe daripada transkrip. Cerebras menyatakan bahawa ia tidak menyimpan prompt, permintaan, respons atau output model.

Di bawah terma semasa setiap penyedia, penyedia tidak mempunyai hak untuk menggunakan data yang dihantar oleh kliniX bagi melatih atau menala halus (fine-tune) model.

**A4. Apa yang kliniX lakukan.** kliniX menghantar hanya data yang disenaraikan dalam A2. Permintaan AI daripada aplikasi Klinik melalui gerbang AI kliniX sendiri di Singapura, yang memegang akaun kliniX dengan setiap penyedia; Klinik tidak pernah memegang kunci penyedia. kliniX hanya merekod bahawa ciri AI digunakan, dengan kod, kiraan dan masa: tidak pernah audio, transkrip, nota, teks klinikal atau jawapan AI. kliniX menghentikan semua pemprosesan AI bagi Klinik apabila pilihan opt-in ditarik balik atau apabila langganannya tidak lagi termasuk ciri AI.

**A5. Apa yang Klinik lakukan.** Klinik memilih hanya melalui pentadbir yang diberi kuasa. Ia memaklumkan pesakit bahawa AI mungkin digunakan dalam rawatan mereka dan, bagi AI Scribe, sebelum konsultasi dirakam, menggunakan notis yang disediakan oleh kliniX atau notisnya sendiri. Ia membenarkan pesakit meminta AI tidak digunakan bagi konsultasi mereka, dan doktor kemudian tidak menggunakannya. Ia memastikan doktor kekal bertanggungjawab atas setiap keputusan klinikal.

**A6. Pemindahan.** Data dalam A2 diproses di Amerika Syarikat, dan mungkin juga diproses di negara lain tempat penyedia atau sub-pemprosesnya beroperasi. Sebelum ciri AI disediakan, kliniX telah menilai pemindahan ini secara bertulis (penilaian bertarikh 22 Oktober 2026). Penilaian itu disemak sekurang-kurangnya setiap tiga tahun, dan lebih awal apabila berlaku perubahan material, peraturan yang sama seperti seksyen 6. kliniX akan memberikan maklumat yang munasabah mengenainya kepada Klinik atas permintaan, untuk membantu Klinik mendokumenkan asas pemindahannya sendiri.

**A7. Penarikan balik.** Pentadbir boleh menarik balik pilihan opt-in dalam aplikasi jika kliniX menyediakannya, atau melalui e-mel kepada **hello@klinix.my**. kliniX kemudian mematikan akses Klinik kepada gerbang AI tanpa kelewatan yang tidak perlu, dan selewat-lewatnya pada akhir hari bekerja berikutnya, dan ciri AI berhenti. Data yang telah dihantar tidak boleh ditarik balik daripada penyedia; di bawah A3 penyedia tidak menyimpannya.

**A8. Perubahan.** Perubahan kepada penyedia AI, data yang dihantar atau ciri diterbitkan sebagai versi baharu DPA ini. Apabila versi baharu mengubah Lampiran A, Klinik yang telah memilih mesti menerimanya untuk terus menggunakan ciri AI; sehingga itu, ciri AI kekal dimatikan bagi Klinik tersebut.